Traccia ogni ingresso e genera evidenze documentali per gli auditor ISO 45001. Il nostro software visitatori multi-tenant ti permette di controllare accessi, registrare presenze e produrre report PDF in un click. Nessun costo nascosto, setup in 24 ore. Richiedi un preventivo su misura.
Quando l'auditor arriva, ti chiede le evidenze: chi è entrato, quando, con quale scopo, se ha firmato il DVR, se ha ricevuto le istruzioni. Se ancora gestisci i visitatori con fogli cartacei o email, sai quanto è facile perdere traccia, sbagliare date, o non riuscire a produrre uno storico in tempi utili. Le non conformità in fase di audit possono costare care, sia in termini di certificazione che di sanzioni.
Inoltre, la norma ISO 45001 richiede un controllo documentato degli accessi per valutare i rischi legati a terzi. Senza un sistema software dedicato, ogni visita diventa un punto cieco nella tua sicurezza. Il personale di reception si distrae, i moduli si accumulano, e quando serve un report per l'auditor devi cercare tra pile di fogli. La soluzione? Un software di gestione visitatori progettato per la conformità ISO 45001.
Varcora è una piattaforma SaaS multi-tenant che digitalizza l'intero processo di registrazione dei visitatori, dalla pre-registrazione tramite QR code alla conferma da parte della reception. Ogni accesso è tracciato con data, ora, scopo e documenti allegati, generando un registro presenze ISO 45001 sempre aggiornato. Il sistema produce automaticamente report PDF esportabili, ideali per fornire evidenze documentali in sede di audit.
Grazie all'architettura multi-tenant, ogni stabilimento o sede ha il proprio tenant indipendente, con configurazione personalizzata dell'informativa GDPR e dei ruoli (owner, tenant admin, receptionist). L'audit log totale registra ogni azione, soddisfacendo il requisito di tracciabilità della norma. Il setup è completato in 24 ore, senza vincoli pluriennali. Inizi con un preventivo su misura, senza costi imprevisti.
Il visitatore inquadra un QR code all'ingresso e compila autonomamente i dati richiesti: nome, azienda, scopo della visita, numero di telefono. Il sistema invia automaticamente l'email di conferma con PDF/video informativo sulle norme di sicurezza, creando un primo livello di evidenza documentale.
Ogni operazione effettuata sul software viene registrata in un log tracciato: chi ha creato un visitatore, chi ha modificato uno stato, chi ha esportato un report. Durante un audit, puoi dimostrare non solo il registro presenze, ma anche il controllo delle azioni di sistema, requisito fondamentale per la ISO 45001.
Il sistema prevede tre livelli: owner (noi per assistenza tecnica), tenant admin (il tuo RSPP o responsabile sicurezza) e receptionist. Puoi assegnare permessi granulari: il receptionist vede solo la lista giornaliera, l'admin vede lo storico completo. Così garantisci che solo personale autorizzato acceda ai dati sensibili.
Con un clic generi un report PDF con l'elenco dei visitatori per periodo, con filtri per sede, scopo o data. Il report include tutte le informazioni necessarie: nome, azienda, orario ingresso/uscita, documento allegato. Lo puoi consegnare direttamente all'auditor come evidenza documentale del controllo accessi.
Puoi cercare qualsiasi visitatore passato per nome, azienda o data. In caso di emergenza, la funzione 'lista presenti' mostra in tempo reale chi è ancora in sede, permettendo un rapido conteggio per l'evacuazione. Tutti i dati sono conservati per il periodo di retention configurato, in conformità GDPR.
Ogni visitatore, al momento della registrazione, deve accettare l'informativa sul trattamento dei dati personali, personalizzabile dal tenant admin. Varcora si basa sull'art. 6.1.f (legittimo interesse), con hosting in EU e misure di sicurezza come CSRF e rate limit. Un ulteriore tassello documentale per la conformità normativa.
Abbiamo progettato Varcora per essere operativo in meno di un giorno. Non servono installazioni, non serve formazione complessa. Attiviamo il tenant, configuriamo l'informativa e le traduzioni (italiano/inglese), e puoi iniziare subito a registrare i visitatori. Nessun vincolo pluriennale: se non sei soddisfatto, disdici quando vuoi.
La ISO 45001 richiede documentazione chiara e tracciabile. Con Varcora, ogni visita genera automaticamente un record con timestamp, dati del visitatore e documenti allegati. Il report PDF per l'auditor si scarica in un clic. Non devi più preoccuparti di raccogliere firme a mano o di ricostruire la cronologia a posteriori.
Oltre al registro visitatori, Varcora offre audit log, rate limiting, protezione CSRF e hosting in data center EU. Il sistema è GDPR-ready con legittimo interesse. I tuoi dati non lasciano mai l'Europa. Se l'auditor ti chiede come gestisci la sicurezza informatica, puoi mostrare le misure tecniche implementate.
«Prima di Varcora, per ogni audit dovevamo cercare tra pile di fogli. Ora in 30 secondi abbiamo il report completo con tutte le evidenze. Gli auditor sono soddisfatti e noi dormiamo sonni tranquilli.»
— Responsabile Qualità, settore metalmeccanico
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