Il software gestione visitatori pensato per gli studi legali: ogni accesso tracciato, dati protetti da privacy by design e audit log completo. Nessun rischio per il segreto professionale.
Negli studi legali, ogni cliente che entra porta con sé informazioni sensibili: nomi, fascicoli, dettagli di cause. Un registro cartaceo o un foglio Excel condiviso espongono a violazioni del segreto professionale e a sanzioni GDPR. Inoltre, in caso di emergenza o verifica, non hai una lista attendibile di chi è presente in quel momento. La gestione degli ingressi deve essere rigorosa, ma senza appesantire la reception.
Servono uno strumento che rispetti la riservatezza del rapporto avvocato-cliente e che sia allo stesso tempo semplice da usare per lo staff e per i visitatori. Un software gestione visitatori specifico per studi legali non è un optional: è la garanzia che ogni accesso sia tracciato, protetto e conforme.
Varcora è il software gestione visitatori progettato per studi legali e studi professionali. Il visitatore si registra autonomamente scansionando un QR code con il proprio smartphone: nessun dato sensibile scritto a mano o lasciato incustodito. La receptionist conferma l'ingresso dal pannello desktop e lo storico rimane ricercabile con esportazione PDF. Ogni azione è registrata in un audit log totale, utile per dimostrare la compliance in caso di controlli.
Il sistema è multi-tenant, multilingua (italiano e inglese) e già GDPR-ready con informativa configurabile. Puoi allegare documenti informativi (es. modulistica privacy) al messaggio di conferma inviato al visitatore. In caso di emergenza, la lista dei presenti aggiornata in tempo reale è a un click. Il setup richiede 24 ore, senza vincoli pluriennali.
Il visitatore inquadra il QR all'ingresso e compila i dati da smartphone. Nessun foglio da compilare, nessuna fila. Il sistema invia automaticamente una email di conferma con eventuali allegati (es. informativa privacy).
Tutti i dati sono ospitati in UE, il trattamento si basa sul legittimo interesse (art. 6.1.f). Puoi configurare l'informativa privacy da mostrare al visitatore e abilitare la cancellazione automatica dopo un periodo definito. L'audit log registra ogni accesso e modifica.
Tre livelli di accesso: owner (noi), tenant admin (il tuo studio) e receptionist. Se hai più sedi, ogni studio è un tenant separato con la propria configurazione. I dati rimangono isolati e protetti.
Puoi cercare un visitatore per nome, data o azienda e scaricare il report in PDF. Utile per la contabilità o per rispondere a richieste di autorità. Lo storico è conservato secondo le policy che decidi.
In caso di evacuazione o verifica, un click e hai l'elenco aggiornato di chi è ancora all'interno dello studio. Nessuna lista cartacea da aggiornare manualmente.
Alla conferma dell'ingresso, il visitatore riceve un'email con PDF o video informativi (es. regolamento interno, modulistica). Puoi anche richiedere la firma digitale di documenti prima dell'accesso.
Attiviamo il tuo tenant in un giorno lavorativo. Nessuna installazione, nessun hardware: basta un monitor con browser e uno smartphone per il QR. E se non sei soddisfatto, disdici senza penali.
Ogni azione – registrazione, conferma, modifica – viene tracciata con timestamp e utente. L'audit log è esportabile e può essere usato per dimostrare la conformità GDPR o per difendere il segreto professionale.
Non sei legato a contratti pluriennali. Puoi aggiungere o rimuovere receptionist quando vuoi. Il supporto è italiano e risponde in giornata. Se hai esigenze specifiche (es. badge NFC), ne parliamo.
«Finalmente un sistema che rispetta la riservatezza dei nostri clienti. L'audit log ci ha già aiutati in una verifica GDPR: tutto documentato in pochi click.»
— Responsabile sicurezza, studio legale associato
Vediamo insieme come Varcora può gestire gli ingressi del tuo studio legale in 30 minuti. Nessun impegno, nessun pagamento anticipato.
Come conciliare le esigenze di sicurezza fisica con il GDPR e la ISO 27001 nella gestione del registro visitatori: una guida per r…
Progettare un'esercitazione di evacuazione efficace significa coinvolgere anche gli ospiti temporanei. Scopri come gestire la comu…
Conservare i dati dei visitatori non è solo una scelta tecnica: è un obbligo normativo. Dai 12 mesi del DM 2/9/2021 alle proroghe …