Gestisci l'accesso di fornitori esterni in modalità paperless: i manutentori e le ditte esterne si registrano via QR code, la reception conferma in tempo reale e tutto lo storico è tracciato. Addio fogli firme e moduli cartacei.
Ogni giorno decine di fornitori esterni – manutentori, installatori, consulenti – arrivano in sede. Tradizionalmente si registrano su un foglio firme cartaceo, compilano moduli, aspettano in reception. Questo processo genera code, errori di trascrizione, documentazione smarrita. Per RSPP e acquisti è un incubo: assenze di tracciabilità, difficoltà a recuperare lo storico, nessun controllo in tempo reale su chi è dentro l’edificio. La carta rallenta le operazioni e aumenta i rischi di non conformità.
Il problema si amplifica quando i fornitori sono molti o ripetitivi: ogni nuovo arrivo richiede moduli diversi, e il foglio firme diventa un collo di bottiglia. La security non sa se il fornitore è autorizzato, l’RSPP non ha dati immediati per le emergenze. Serviva un modo per abolire il foglio firme senza perdere controllo.
Varcora trasforma l’ingresso dei fornitori esterni in un flusso 100% digitale. Il fornitore, al suo arrivo, scansiona un QR code con il proprio smartphone: si registra in autonomia, allega eventuali documenti (DVR, abilitazioni) e accetta l’informativa privacy. La reception vede la richiesta in tempo reale sul pannello desktop, verifica l’autorizzazione e approva con un click. Il visitatore riceve una email di conferma con un PDF riepilogativo o un video di benvenuto.
Ogni accesso è tracciato in un audit log ricercabile: chi è entrato, quando, per quale motivo, quanto è rimasto. In caso di emergenza, la lista presenti è aggiornata in tempo reale. Varcora è multi-tenant, multilingua, GDPR-ready con hosting EU. Il setup richiede 24 ore, senza vincoli pluriennali.
Il fornitore esterno si registra autonomamente scansionando un QR code all’ingresso. Nessun foglio da compilare, nessun modulo cartaceo. Il processo è rapido, senza contatto e senza carta.
La reception può pre-autorizzare fornitori ricorrenti o approvare ogni singolo accesso. Gestisci le autorizzazioni per manutentori, installatori e ditte esterne con un semplice click.
Elenco in tempo reale di tutti i fornitori presenti in sede. Utile per emergency evacuation, per RSPP e per la security: sai sempre chi è dentro e da quanto tempo.
I fornitori possono caricare documenti (DVR, certificazioni) durante la registrazione. La reception e l’RSPP hanno tutto a portata di mano, senza carta e senza scartoffie.
Ogni accesso viene memorizzato con data, ora e motivo. Cerca per nome, azienda o periodo. Esporta i report in PDF per audit e compliance.
Personalizza l’informativa privacy che il fornitore accetta al momento della registrazione. Varcora è GDPR-ready e basato sul legittimo interesse (art. 6.1.f).
Attiviamo il tuo tenant in meno di un giorno. Nessuna installazione hardware, nessun vincolo pluriennale. Inizi a digitalizzare l’ingresso fornitori esterni senza carta immediatamente.
Varcora supporta più sedi e più lingue (italiano, inglese). Ideale se hai fornitori esterni che parlano lingue diverse o se gestisci accessi su più stabilimenti.
Tutte le azioni sono registrate in un audit log tracciato. Protezione CSRF, rate limiter, hosting EU. La tua gestione fornitori esterni è conforme e tracciata.
«Abbiamo eliminato completamente i fogli firme per i fornitori esterni. Ora il check-in è rapido, digitale e tracciato. L’RSPP ha sotto controllo ogni movimento.»
— Responsabile acquisti, settore manifatturiero
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