Con l’emanazione del D.M. 2 settembre 2021 (G.U. n. 240 del 7 ottobre 2021), la prevenzione incendi negli uffici ha subito una semplificazione significativa, allineandosi al Codice di prevenzione incendi. Il decreto non si limita ad aggiornare le prescrizioni tecniche costruttive, ma ridisegna anche gli obblighi legati all’esercizio, compreso il piano di emergenza. Per molte realtà, la vera novità consiste nella possibilità di evitare un documento formale, purché si rispettino determinate condizioni dimensionali.
Il D.M. 2 settembre 2021 e la semplificazione per gli uffici
La regola tecnica contenuta nel decreto sostituisce integralmente il vecchio D.M. 10 marzo 1998 e introduce criteri proporzionali al rischio. L’articolo 6, dedicato all’esercizio, stabilisce al comma 2 che il titolare dell’attività «provvede a redigere un piano di emergenza per l’attività stessa, secondo i criteri di cui all’allegato IV del presente decreto». Tuttavia, subito dopo arriva l’eccezione che sta facendo discutere RSPP e datori di lavoro: la redazione del piano di emergenza non è obbligatoria per gli uffici con non più di 10 lavoratori e fino a 50 persone presenti contemporaneamente.
Questa semplificazione non cancella l’obbligo di gestire il rischio incendio. Il D.Lgs. 81/2008 (articoli 18 e 43) continua a imporre misure generali di tutela e la designazione dei lavoratori incaricati dell’attuazione delle misure antincendio. Ma liberare le micro-realtà dalla stesura di un documento complesso rappresenta un passo concreto verso una sicurezza più snella, purché le condizioni al contorno siano costantemente verificate.
La soglia di 10 lavoratori e 50 presenti: quando scatta l’obbligo
I due indicatori vanno letti con attenzione. Il conteggio dei «lavoratori» segue la nozione dell’articolo 2 del D.Lgs. 81/2008, includendo anche collaboratori, tirocinanti e personale distaccato. Il numero di «persone presenti» considera invece chiunque si trovi contemporaneamente all’interno dell’ufficio: visitatori, fornitori, addetti alle pulizie, manutentori esterni. Superati i 10 lavoratori o le 50 presenze, il piano di emergenza diventa obbligatorio e deve essere redatto conformemente all’allegato IV del D.M. 2 settembre 2021.
Questo significa che un ufficio con 9 dipendenti ma 60 tra ospiti e personale temporaneo durante un evento ricade pienamente nell’obbligo. Al contrario, uno studio con 12 addetti ma che non accede mai a una presenza complessiva superiore a 50 può sfruttare l’esenzione. Per il datore di lavoro, la sfida quotidiana è conoscere in tempo reale il numero esatto di persone presenti, aspetto che rende sempre più strategico l’uso di strumenti digitali di visitor management.
Contenuti minimi del piano di emergenza secondo l’allegato IV
Quando il piano è obbligatorio, non ci si può limitare a un generico documento di evacuazione. L’allegato IV del decreto prescrive contenuti precisi e operativi:
- procedure di allarme ed evacuazione, con individuazione dei percorsi, delle uscite di emergenza e dei punti di raccolta;
- individuazione dei lavoratori incaricati della gestione dell’emergenza, con compiti definiti (chiamata ai Vigili del Fuoco, controllo periodico dei presidi antincendio, assistenza alle persone con esigenze particolari);
- modalità di comunicazione interna ed esterna, inclusa la segnalazione al 112/115;
- registrazione degli interventi di manutenzione e controllo, con il cosiddetto registro antincendio.
Il piano di emergenza non è un documento a sé stante: deve integrarsi con il Documento di Valutazione dei Rischi previsto dal D.Lgs. 81/2008 e con le eventuali misure imposte da altre norme, come il D.P.R. 151/2011 per le attività soggette ai controlli dei Vigili del Fuoco. Nei casi in cui l’ufficio rientri tra le attività di cui all’allegato I del D.P.R. 151/2011 (ad esempio, uffici con più di 300 persone presenti o locali aperti al pubblico), il piano di emergenza assume anche rilevanza ai fini dell’istruttoria VVF e del successivo rilascio del Certificato di prevenzione incendi. In quelle situazioni, il rispetto puntuale dell’allegato IV del D.M. 2 settembre 2021 diventa parte integrante della documentazione tecnica richiesta.
Cosa cambia in pratica per RSPP e datori di lavoro
Il nuovo decreto obbliga a rivedere le procedure interne. Chi resta sotto le due soglie dovrebbe comunque formalizzare, magari nel DVR, la decisione di avvalersi dell’esenzione, descrivendo le misure di prevenzione di base adottate: formazione antincendio, segnaletica di sicurezza, illuminazione di emergenza, verifica periodica di estintori. Non serve un piano di emergenza scritto, ma la capacità di reagire resta imprescindibile.
Per chi invece supera i limiti dimensionali, scatta l’adeguamento del documento esistente o la sua redazione ex novo sulla base dell’allegato IV. In entrambi i casi, il controllo della capienza effettiva e della presenza contemporanea diventa un attività gestionale quotidiana, non più solo un adempimento sporadico. Qui un sistema di registrazione visitatori assume un valore che va oltre la semplice accoglienza: permette di verificare in ogni istante se si è lontani o prossimi alla soglia critica e, in caso di emergenza, di fornire alla squadra designata un elenco aggiornato delle persone da cercare al punto di raccolta.
Strumenti come Varcora integrano il conteggio dei presenti con badge digitale e registro automatico, eliminando la conta manuale e offrendo un dato sempre aggiornato. Per RSPP e security manager, è un supporto concreto per dimostrare la conformità al D.M. 2 settembre 2021 e per gestire l’evacuazione con maggiore efficacia.
La differenza tra averlo o non averlo si vede il giorno in cui scatta l’evacuazione: senza un conteggio aggiornato delle persone presenti, anche il piano di emergenza più dettagliato rischia di rimanere inefficace. Per questo la semplificazione normativa va gestita con strumenti che colmino il vuoto documentale. Un monitoraggio in tempo reale degli accessi consente di sapere sempre chi è in ufficio e di eseguire le verifiche post-evacuazione senza incertezze.
Una piattaforma come Varcora permette di ottenere esattamente questo, integrando la gestione visitatori con le procedure di emergenza. Il registro digitale è accessibile da remoto, sempre aggiornato e condivisibile con i soccorritori. Senza dover produrre documenti statici, si attiva un processo di sicurezza dinamica che adempie allo spirito del D.M. 2 settembre 2021.
Per trasformare l’adempimento in protezione reale, parla con noi.